今さらの「見える化」 2

前回のブログ を受けて, 業務の効率化を 図るため, まず仕事のログを取ることにした. 私は A4 の 5mm 方眼ノートを使っているので, その右端に縦に線を 引き, 20mm を 1h (5mm を 15min) としてメモリを振る. そして仕事の内容を記載していくという方法である

あまり細かい作業は書きにくいので, 短くても 1 作業を 15min くらいの長さで考えるようになる. すると 例えばメールの返事を書くにしても, メールを受信したらその都度返事を書くのではなく, ある程度のメールが 処理保留の状態となり, まとまった作業量を確保できてからメールの対応をするようになる. こうすることで 効率が上がっているような気がする

またメリハリ無くメールの読み書きをしたり web で調べ物をしていると, 15min くらいは簡単に過ぎてしまい, ログとして何と書けば良いのかあやふやになってしまうときもある. なので「ログを残す」と意識することで 「今の作業の目的」をより意識するようになる

「メール対応」「会議参加」「自分の仕事」などの目的別に色分けできると, もっと見えてくるものが あるかもしれない. ただ, 単一色でログを取るだけでも, それ以前と比べると良い時間の使い方が できていると思うので, お勧めだ

今さらの「見える化」

今さら感があるが, 「見える化 とは こういうことだったのか」と思ったことが あったので, 記録に留めておく

先日, 電車の乗り換えに余裕があり, コンビニに立ち寄った. そこで手にした 本に, お金をためる方法 (無駄使いしない方法) として書いてあったのが, 「いつでも 携帯できるサイズのメモ帳で小遣い帳を作り, お金を使ったらすぐに記録する. そして お金の使い方を投資と浪費に分け, 浪費は赤で書く」というものだった

私はここ数年, オンラインの表計算ソフトで小遣い帳をつけていた. スマホからも アクセスできるので「お金を使ったらすぐに記録する」体制にはなっていたのだが, やはり スマホを取り出しアプリを起動するのは面倒なので, 週末にまとめて記載するのが常で あった. また月末にしめて, 収入・支出を見るのだが, この時点で収入が支出をオーバー していてもどうすることもできず, 「金額を記録に残す」以上の役立ちは無かった

そんな状態だったので, ひとまずこのやり方をトライしてみた. まだ 1 週間しか 経ってないが, 浪費は確実に減った気がする. 何故かというと, お金を使った時点で 投資 (役に立つ消費) と浪費 (無駄な消費) に仕分けすることで, 次にお金を使う ときに「これは投資か浪費か?」というプレッシャーがかかるようになり, 浪費を 我慢するようになるのである. これだと月末にしめる前に浪費を減らせるので, 極言すると 「月末の集計」なんていう作業が無くても, 浪費を減らすことができるのである

ここでタイトルに戻るが, 今回のやり方を抽象的に表現すると, 「消費の 意味 (投資か浪費か) を見える化し, 『1 回の消費ごと』という短いサイクル で PDCA サイクル を 回す」ということである. 従来のオンラインの小遣い帳は, 確かに金額の見える化は できていた. しかし PDCA サイクルが 1 か月と長かったので, 改善がなかなか進まない という欠点があったのだ. 「見える化」の本質は, 見えるようにすることではなく, 見えるようにすることで 次のアクションを起こしやすくすることにあることであるということに, 改めて気付かされた

このことはいろいろと応用がきく. 例えば業務や生活の無駄時間を減らしたければ, どういうふうに 時間を使ったか? を記録して, それが「良い時間の使い方」だったか「悪い時間の使い方」だったかで ○×をつけて行けば良い. 私も一時期似たようなことをしていたことがあるが, 細切れに時間を使うと 記録するのが面倒という理由で, 1 つ 1 つの業務をなるべく細切れにしないで連続して行う ようになり効率が上がったという効果もあった

要は, 見える化により PDCA サイクルを短期間で回すようにする. そこに本質がある